Peu connue des auto-entrepreneurs, cette méthode présente de nombreux avantages, tant pour eux que pour leurs clients.

Il est toutefois conseillé à l’auto-entrepreneur de rester vigilant en amont et en aval de l’engagement de frais pour le compte de son client.

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📣 ROBIN vous explique le fonctionnement des frais de débours.

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📌   Zoom sur les frais de débours

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La méthode des frais de débours consiste, pour l’auto-entrepreneur, à réaliser et régler les achats nécessaires à l’exécution d’une prestation de service au nom et pour le compte du client. 

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🔎 Par exemple, un plombier exerçant en tant qu’auto-entrepreneur doit acheter une vasque pour la bonne réalisation de sa prestation. Lors de l’achat, en avançant le montant nécessaire pour le compte du client, il demandera une facture au nom du client. Il présentera ensuite la facture de la vasque à son client afin de se faire rembourser. Il s’agit alors du remboursement des frais de débours.

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⚠️ Attention, l’auto-entrepreneur ne doit pas confondre les frais de débours et les frais de fonctionnement. 

Les matériaux et matériels propres et nécessaires à l’exercice de l’activité de l’auto-entrepreneur, quand bien même ce soit pour réaliser une prestation pour un client (une perceuse, par exemple), représentent des frais de fonctionnement. 

Ces frais n’étant pas des débours, ils ne peuvent donc faire l’objet ni d’un remboursement par le client ni d’une déduction fiscale.

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La méthode des frais de débours présente par ailleurs un double avantage : côté auto-entrepreneur et côté client.

• Pour l’auto-entrepreneur : En principe, il n’est pas possible de déduire des frais du chiffre d’affaires en micro-entreprise. Toutefois, le remboursement des frais débours, quant à lui, n’est pas compris dans le chiffre d’affaires. Cela permet ainsi à l’auto-entrepreneur de réduire le chiffre d’affaires déclaré et, in fine, de réduire les cotisations sociales à régler. Autrement dit, le remboursement des frais de débours est exclu de la base d’imposition de l’auto-entrepreneur.

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• Pour le client : Lorsqu’il est un particulier, la facture étant établie en son nom, cela lui permet de bénéficier des garanties éventuellement attachées aux produits et matériaux achetés.

Lorsqu’il est un professionnel, outre bénéficier des garanties éventuellement attachées aux produits et matériaux achetés au même titre qu’un particulier, la facture étant établie à la dénomination sociale du professionnel, celui lui permet de bénéficier de la récupération de la TVA.

Qu’il soit particulier ou professionnel, c’est également un moyen de contrôler les dépenses réalisées par l’auto-entrepreneur et de les mettre en balance avec le coût total des prestations réalisées.

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📌   Quelques précautions à prendre

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La méthode des frais de débours implique, pour l’auto-entrepreneur, de prendre certaines précautions afin de préserver ses intérêts, tant à l’égard de ses clients que de l’administration fiscale.

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• Recueillir l’accord exprès et écrit du client : avant d’engager ses fonds personnels et donc des débours, il est recommandé à l’auto-entrepreneur d’obtenir l’accord du client sur la nature de l’achat et la somme à y allouer. Cela permet à l’auto-entrepreneur de se prémunir en cas de refus ultérieur du client à régler les frais engagés.

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• Reporter la somme exacte des frais engagés : afin d’être valide, l’opération de débours implique que la facture émise par l’auto-entrepreneur mentionne la somme exacte correspondant aux frais engagés. Dans le cas où l’auto-entrepreneur facture

💡 À savoir, la ligne de la facture indiquant le montant à rembourser doit expressément mentionner la notion de “débours”.

Conserver les justificatifs des frais engagés : l’auto-entrepreneur doit, d’une part, conserver l’original de la facture afin de justifier les débours engagés et, d’autre part, une copie afin d’être en mesure de justifier des débours à l’administration fiscale.

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