En France, les salariés réalisant des dépenses professionnelles peuvent bénéficier d’une carte bancaire professionnelle d’entreprise. C’est-à-dire, une carte délivrée par l’employeur afin d'accélérer et de faciliter les achats pour le compte de l’entreprise par les employés en remplacement des notes de frais. ‍

📣 ROBIN clarifie pour vous les règles d’utilisation par les salariés d’une carte professionnelle 

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🤔 Quel salarié peut bénéficier d’une carte bancaire entreprise  ?

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👉 En théorie, l’entreprise peut autoriser tous les salariés justifiant d’une dépense professionnelle à bénéficier d’une carte professionnelle. 

❗En pratique, la carte professionnelle est autorisée seulement par les cadres de l’entreprise à savoir ceux réalisant des dépenses importantes pour l’entreprise. 

🤔 Comment bien utiliser la carte bancaire d’entreprise ? 

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👉 L’entreprise doit délimiter : 

• le montant pouvant être utilisé ; et
• les dépenses pouvant être effectuées par le détenteur de la carte.  

📌 Exemple : les frais de repas, les frais de déplacement, les frais kilométriques, l’achat de matériel ou de fourniture pour l’entreprise etc. 

🤔 Quels sont les avantages de la carte bancaire d’entreprise ? 

👉 Il existe de e nombreux avantages : 

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✔ Diminuer le nombre de notes de frais ; 

✔ Réaliser un gain de temps de gestion administrative ;

✔ Permettre aux salariés de n'avancer aucun frais professionnels ; 

✔ Bénéficier des avantages liés à une carte, c’est-à-dire le débit différé, les assurances etc. 

✔ Contrôler les dépenses opérées en temps réel par l’employeur ; et
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✔ Centraliser  toutes les dépenses pour l'équipe comptable. 

🤔 Quels sont les inconvénients de la carte bancaire d’entreprise ? 

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Toutefois, l’attribution de ce moyen de paiement à vos salariés présente des inconvénients : 

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✔ Risque de vol de la carte  ;

✔ Le salarié risque d’utiliser la carte à des fins personnels; 

✔ Les frais engendrés par le service bancaire ; et

✔ Le salarié devra fournir un justificatif pour chaque paiement. 

🤔 Quelle est la différence entre une carte bancaire d’entreprise et une carte bancaire d'affaires ?

👉 La carte d’entreprise est directement reliée au compte bancaire de l’entreprise alors que la carte d’affaire peut être liée au compte bancaire du salarié. 

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🚨Attention, dans les deux cas le salarié doit continuer d’effectuer des notes de frais. 

🤔 Quel justificatif doit apporter le salarié ? 

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👉 Le salarié doit réaliser le paiement au nom de l’entreprise. 

📌 Exemple : en cas de commande en ligne le salarié doit indiquer le nom de l’entreprise en référence client et non le sien. 

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🚨Attention, il est impératif que le salarié associe à la dépense le bon justificatif. En effet, le simple ticket de carte bleue et les reçus ne sont pas valables en tant que justificatifs. En cas de justificatif non valable vous risqueriez de ne pas récupérer la TVA et d’avoir un redressement de l’Urssaf.

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